Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình

Quy trình trong doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một thứ tự cố định, nhằm biến đổi các yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra. Quy trình sẽ mô tả và quy định các bước cần hoàn thành quá trình công việc, ai là người thực hiện, thực hiện như thế nào, vào thời điểm nào, các bước kiểm tra nhằm đảm bảo quá trình thực hiện được chính xác và tốt nhất. Một quy trình hiệu quả sẽ mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

Tối ưu hóa yếu tố đầu vào

Một quy trình được xây dựng tốt sẽ tối ưu hóa được nguồn nhân lực khi dùng đúng người đúng việc, có quy trình đánh giá và kiểm soát để hỗ trợ và đào tạo nhân viên kịp thời góp phần giúp nâng cao kiến thức chuyên môn của nguồn nhân lực.

Bên cạnh đó, nguyên vật liệu, các loại giấy tờ, các thông tin cần thiết để vận hành quy trình cũng sẽ được xem xét một cách chi tiết để loại bỏ những thứ không cần thiết nhằm giảm nhẹ quy trình và tiết kiệm nhân lực. Đặc biệt là yếu tố ngân sách, khi có quy trình chi tiết, việc sử dụng ngân sách đầu vào đầu ra hoặc các khoản chi liên quan đến nhân sự sẽ được thu chi một cách đúng đắn và có sự kiểm soát nhất có thể.

TIết kiệm thời gian

Quy trình hoàn hảo luôn đề ra thời gian bắt đầu, thời gian thực hiện, thời hạn kết thúc của mỗi bước công việc. Mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ kiểm soát tốt những gì mình cần làm và khi nào hoàn thành chúng. Không chần chừ, không trì hoãn và giúp tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện quy trình của doanh nghiệp.

Theo sát mục tiêu doanh nghiệp và hỗ trợ tăng trưởng

Quy trình được xây dựng dựa trên mục tiêu ban đầu của doanh nghiệp. Nói cách khác quy trình là công cụ để doanh nghiệp đạt mục tiêu tăng trưởng và lợi nhuận mong muốn. Một quy trình tốt giúp gắn kết các yếu tố đầu vào một cách hiệu quả. Cụ thể hơn, chúng ta có thể hình dung quy trình như thói quen của doanh nghiệp. Chúng ta sẽ dễ dàng thực hiện một việc theo thói quen mà không phải mất công suy nghĩ, kết quả lại nhất quán và đạt được kỳ vọng.

Hãy tìm hiểu thêm các kiến thức hữu ích về kỹ năng lập kế hoạch, xây dựng quy trình làm việc tại chuyên đề “Lên kế hoạch và Tổ chức công việc hiệu quả”, được hướng dẫn bởi giảng viên Ngô Ngọc Danh, giảng viên huấn luyện kỹ năng mềm có tiếng tại Việt Nam hiện nay và là một trong số ít những người đạt được chứng chỉ đào tạo NLP cấp bởi American Board of NLP (2013)

“Lên kế hoạch và Tổ chức công việc hiệu quả” là một trong 30 chuyên đề thuộc chương trình đào tạo trực tuyến của Trung tâm Hỗ trợ DNNVV phía Bắc (thuộc Cục Phát triển doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và Đầu tư). Chương trình được ngân sách nhà nước hỗ trợ 100% kinh phí. Tìm hiểu thêm về các chuyên đề và đăng ký tham dự tại https://vietnamsme.gov.vn/elearning/