Nhiều người đang quá lệ thuộc vào Excel

Mặc cho nỗ lực của nhiều giám đốc tài chính, những người làm việc trong ngành này vẫn khó có thể bỏ được Excel. Theo Wall Street Journal, nhiều quản lý trong ngành tài chính cho rằng nhân viên của mình quá phụ thuộc vào Excel. Trong số các phần mềm của bộ Office, đây có lẽ là ứng dụng mà Microsoft chiếm ưu thế nhất.

Excel là sản phẩm khó có thể thay thế của Microsoft. Ảnh: Microsoft.

Nhiều công ty lệ thuộc vào Excel

Microsoft đã đưa Excel và các sản phẩm Office khác lên đám mây cách đây một thập kỷ, và kể từ đó chúng được liên tục cập nhật tính năng mới. Nhưng các giám đốc tài chính muốn chuyển sang những chương trình tự động hóa việc thu nhập và phân tích dữ liệu tốt hơn Excel. Họ cho rằng Excel có những hạn chế về độ hiệu quả, người dùng khó theo dõi các thay đổi và xác minh thông tin tài chính.

Khi mọi công ty đều chuyển sang hình thức làm việc từ xa, sự phụ thuộc vào Excel thể hiện rõ. Những bộ phận tài chính phải hoàn thiện sổ sách mà không làm việc trực tiếp với nhau, và lỗ hổng từ sự phụ thuộc này đã lộ ra. Việc nhập dữ liệu theo cách thủ công mà nhiều người dùng vẫn hay làm có thể gây ra các lỗi, làm tốn nhiều thời gian.

Nhiều công ty lớn như Levi Strauss phụ thuộc vào Excel. Ảnh: AP.

Pure Cycle, một công ty quản lý nước và đất đai có trụ sở tại Watkins, Columbia, Mỹ, tiết lộ họ đã phải khắc phục một lỗi kế toán bắt nguồn từ trang tính Excel hồi đầu tháng 7. Lỗi khiến cho công ty ghi nhận mức lãi của quý cao hơn 500.000 so với con số đúng.

Việc sử dụng rộng rãi hệ điều hành Windows và bộ sản phẩm Office trong những năm 1990 đã giúp đưa Excel trở thành phần mềm dẫn đầu thị trường về bảng tính. Các nhân viên tài chính đã quen với chương trình và trau dồi cách làm riêng của họ trong nhiều năm qua. Điều này khiến cho nhiều người khó bỏ, ngay cả khi có những chương trình tốt như Google Sheets.

Không chỉ các công ty nhỏ như Pure Cycle dựa vào Excel. Các tập đoàn lớn như nhà sản xuất quần jean Levi Strauss, đã có doanh thu 4,5 tỷ USD trong năm ngoái, cũng sử dụng nó.

Theo Harmit Singh, giám đốc tài chính của công ty, Levi điều hành kế hoạch cung ứng của mình trên Excel, bao gồm nguyên liệu thô, tương tác với các nhà cung cấp và lập kế hoạch năng lực. Nhưng điều đó sắp thay đổi, vì công ty đang nỗ lực giới thiệu một công cụ trí tuệ nhân tạo mới để xử lý các tác vụ đó. Quá trình chuyển đổi sẽ diễn ra trong 2 năm tiếp theo và thay thế dần Excel vào đầu năm 2022. “Đại dịch đã củng cố sự thay đổi này”, đại diện Levi cho biết.

Microsoft cho biết họ cập nhật Excel hàng tháng và ra các tính năng mới. Hãng không đưa ra số liệu gần đây về số lượng doanh nghiệp sử dụng Excel nhưng chỉ ra có 258 triệu người dùng trả phí cho bộ sản phẩm văn phòng thương mại Office 365 vào quý cuối năm 2020. Theo một phát ngôn viên của Microsoft, mức sử dụng Excel tăng thêm 30% trong năm qua.

Người dùng Excel ngày càng tăng theo báo cáo của Microsoft. Ảnh: Getty Images.

Nhiều sản phẩm thay thế, nhưng Excel vẫn luôn được ưa chuộng

Nhiều công ty đã cố gắng tìm cách thay thế Excel, hoặc ít nhất là một phần tính năng của nó. SAP SE, OneStream Sofware, Oracle, Anaplan và Workiva là các công ty cung cấp phần mềm quản lý trên đám mây cho những bộ phận khác nhau thuộc mảng tài chính. Tuy nhiên, chính tại các công ty này, nhiều nhân viên vẫn dùng Viva.

Workiva là ví dụ. Công ty này cung cấp nền tảng phần mềm để báo cáo tài chính và phi tài chính. Tuy nhiên, theo giám đốc tài chính Jill Klindt, nhiều người trong nhóm cô vẫn lén sử dụng Excel trong quá trình làm việc.

Excel, được giới thiệu lần đầu năm 1985, là một trong những phần mềm nổi tiếng nhất của Microsoft. Ảnh: Zuma Press.

Các nhà tư vấn cho rằng việc thay thế Excel sẽ không bắt đầu ở bộ phận IT, mà cả cách các nhiệm vụ tài chính được xây dựng. Vanessa Keating, người đứng đầu hoạt động tư vấn tài chính kỹ thuật số của Hackett, nhấn mạnh các nhân viên vẫn sẽ sử dụng Excel mặc dù công ty sở hữu nhiều phần mềm bảng tính mới.

“Đây là những gì khiến họ thoải mái”, cô nói về Excel. Giám đốc tài chính cần tổ chức lại quy trình làm việc để đảm bảo rằng việc chuyển đổi khỏi Excel thành công.

Tuy nhiên, bất chấp nỗ lực của những công ty, các giám đốc lẫn cố vấn cho biết họ chưa chắc liệu mọi người có thể dừng sử dụng Excel hay không.

“Nó ăn sâu vào tâm trí của mọi người”, Klindt chia sẻ. “Tôi không phải người có thể cấm mọi người sử dụng nó”.