Đại dịch Covid-19 khiến toàn thế giới phải thay đổi cách thức làm việc và “Làm việc tại nhà” (“Work from home”) nổi lên như một xu thế tất yếu. Theo chuyên gia Cáp Thị Minh Trang - Giám đốc Nhân sự khu vực Việt Nam - Campuchia (Công ty Schneider Electric), người lao động cần phải chuẩn bị những kỹ năng làm việc mới để không bị thải loại.
“Work from home”: Xu hướng toàn cầu
Trước khi dịch Covid -19 diễn ra chúng ta đã biết đến khái niệmn“Work from home” (WFH). Tuy nhiên, có lẽ gần đây khái niệm này được nhắc tới nhiều hơn. Trang nghĩ sao?
Trên thế giới, WFH bắt đầu có từ đầu năm 2018. Lúc đó chưa hẳn là WFH mà là sự sắp xếp linh hoạt của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi Covid-19 xảy ra, tiến trình này được đẩy nhanh và WFH trở thành cách mà các doanh nghiệp trên toàn thế giới ứng phó với đại dịch. Theo đó, người ta không phải lên văn phòng mà có thể chọn ở nhà, ở quán cà phê yêu thích hay một không gian Coworking (làm việc chung). Bất kể nơi đâu có mạng internet có thể kết nối làm việc, không nhất thiết đến công ty.
Mới nghe thì rất hấp dẫn, nhưng để làm việc hiệu quả không hề đơn giản. Theo Trang thách thức lớn nhất của WFH là gì?
Góc độ doanh nghiệp thì thách thức lớn nhất là làm sao truyền lửa, gắn kết nhân viên khi không tương tác trực tiếp. Đây là một sự chuyển đổi nên người quản lý phải có kỹ năng đó. Người lãnh đạo phải vượt qua sự thay đổi đó và thích ứng trước. Phải thay đổi một loạt quy trình trong công việc đòi hỏi kỹ năng quản trị sự thay đổi của nhà quản lý. Phải trang bị kỹ năng làm việc cho nhân viên để đảm bảo làm việc từ xa vẫn năng suất như trực tiếp. Một điểm mấu chốt nữa là bảo mật thông tin. Khi WFH, việc họp hành sẽ khó bảo mật như trực tiếp.
Với nhân viên, thách thức đầu tiên là những lỗi kỹ thuật kết nối với hệ thống khi làm việc từ xa. Thứ hai là không có môi trường chuyên tâm, chuyên nghiệp, có thể ảnh hưởng đến sự tập trung khi làm việc. Thứ ba là thiếu giao tiếp xã hội.
Nhiều khó khăn như vậy thì cái lợi ích mà WFH mang đến là gì?
Chắc chắn phải có lợi ích thì làm việc từ xa mới trở thành xu hướng và được áp dụng nhiều trên toàn cầu. Với khái niệm ngồi đâu cũng làm việc như nhau thì nguồn nhân lực, nhân tài mở ra các tỉnh thành, các nước trong khu vực, thậm chí trên toàn thế giới. Công ty sẽ có được nguồn nhân lực cao, đa dạng, có kỹ năng mà lại tiết kiệm được chi phí. WFH gắn với mô hình văn phòng mở hay Coworking, tiết kiệm chi phí thuê văn phòng và tạo được môi trường linh hoạt trong vận hành.
Nhiều chủ doanh nghiệp than phiền về năng suất và quản lý nhân viên khi làm việc từ xa. Vậy cần những kỹ năng gì để WFH hiệu quả?
Về năng suất, các tập đoàn sẽ quản trị theo hiệu quả công việc. Giao KPI, đến ngày giờ kiểm tra tiến độ. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc phải có sự kết nối thường xuyên để người quản lý nắm bắt, giải quyết những trục trặc ngay khi phát sinh.
Đối với nhân viên, phải trang bị một số kỹ năng mới gồm: Quản trị giờ giấc của bản thân, tính kỷ luật, kỹ năng sử dụng thiết bị, tìm hiểu các tính năng công nghệ để làm việc từ xa... Bản thân Trang mỗi lần workshop lại khám phá ra rất nhiều tính năng trên zoom, microsoft, word... mà mình chưa biết. Do vậy, nhân viên phải học hỏi, trau dồi liên tục để đảm bảo phối hợp nhóm, chạy chương trình, làm việc hiệu quả không khác gì trực tiếp.
Nhân lực trong tương lai đòi hỏi những kỹ năng mới. Người đi làm muốn thích ứng được trong tương lai thì phải tự trang bị cho mình những kỹ năng để thành công được ở môi trường mới. Nếu người lao động không tự trang bị những kiến thức để làm việc từ xa hiệu quả thì một ngày nào đó họ cũng sẽ bị thải loại.
Chuẩn bị để thích ứng
Covid-19 sẽ còn kéo dài và WFH sẽ trở thành một phần trong văn hóa làm việc tương lai. Để thích ứng, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?
Cơ sở hạ tầng là yếu tố đầu tiên để đảm bảo mọi người ở bất kỳ đâu cũng có thể kết nối và làm việc hiệu quả. Thứ hai là ban hành quy chế, quy định rõ quyền lợi và trách nhiệm của nhân viên. Trách nhiệm về bảo mật thông tin, thống nhất quy trình (quy định ngày giờ trực, phân công ký, giờ họp, giờ duyệt văn bản...), trang bị kỹ năng để đảm bảo công việc...
Trở lại trạng thái “bình thường mới” một số người lại cho rằng làm việc ở nhà hiệu quả hơn. Dưới góc độ quản trị nhân sự, lãnh đạo sẽ xử lý việc này như thế nào?
Điều này tùy thuộc đặc thù từng doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp có thể áp dụng WFH 100%, nhưng cũng có doanh nghiệp kết hợp cả hai. Nhân viên được lựa chọn những ngày lên văn phòng và những ngày làm việc từ xa. Hiện tại mô hình này đang được ưa chuộng vì vừa tôn trọng quyền cá nhân, tạo được sự thoải mái cho nhân viên, vừa đảm bảo kết nối tương tác nhất định trong công ty. Nếu khảo sát nhân viên thích chế độ làm việc 50 - 50 thì doanh nghiệp cũng nên thích ứng để giữ chân và thu hút nhân tài.
Trang có dự báo gì về những thách thức doanh nghiệp sẽ gặp trong tương lai?
Theo Trang, phương thức WFH sẽ là xu hướng phổ biến không chỉ ở Việt Nam mà trên toàn thế giới. Các doanh nghiệp muốn thu hút, giữ chân nhân tài, phải lắng nghe ý kiến của người lao động. Phải biết hiện tại người lao động đang tìm kiếm giá trị gì khi đi làm.
Theo nghiên cứu về thị trường lao động, lợi ích bây giờ mang tính cá nhân hóa chứ không phải chung một chính sách cho tất cả. Ví dụ, ngày xưa doanh nghiệp quy định một khoản phúc lợi xã hội mua bảo hiểm cho mọi nhân viên nhưng bây giờ có thể linh hoạt vẫn số tiền đó người lao động có thể mua thiết bị y tế, tập gym, du lịch, học tập... Tiền công ty vẫn vậy nhưng mang lại sự lựa chọn đa dạng hơn cho nhân viên.
Để làm việc hiệu quả, giữa con người với con người phải có sự truyền lửa, gắn kết sâu sắc hơn. Điều này nghe có vẻ mâu thuẫn với WFH?
Điều đó đúng là một thách thức khi triển khai WFH. Tuy nhiên, có nhiều cách để mọi người kết nối sâu sắc hơn dù làm việc trên môi trường ảo. Ví dụ, một cuộc họp mà chỉ giám đốc nói một chiều, không có tương tác thì dù trực tiếp vẫn thiếu tính gắn kết. Ngược lại, dù WFH nhưng có sự quan tâm, không khí trao đổi thoải mái, hòa nhập, người lao động được lắng nghe, tương tác hai chiều thì sự gắn kết không còn hạn chế bởi gián tiếp.
Xin cảm ơn Trang về cuộc trao đổi này!
Cáp Thị Minh Trang hiện là Giám đốc Nhân sự khu vực Việt Nam - Campuchia và mảng an toàn năng lượng khu vực Đông Á – Nhật Bản của Công ty Schneider Electric. Trước đó, Trang có 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự và đảm trách nhiều vị trí quan trọng tại các tập đoàn đa quốc gia như E&Y, Deloitte, Tập đoàn BAT (Anh), America Indochina, ABBOTT (Mỹ)...
